M10 – Gérer les mises à jour multisites : ne laissez pas la documentation se disperser
M10 – Gérer les mises à jour multisites : ne laissez pas la documentation se disperser
Gérer la documentation technique d’un seul site est déjà un défi quotidien. Mais lorsque l’on parle de plusieurs bâtiments, de différentes adresses, voire de régions entières, ce défi se transforme rapidement en casse-tête. Chaque site développe souvent sa propre méthode, créant ainsi une mosaïque de pratiques qui rend la gestion globale inefficace.
Le constat est fréquent :
Le site A imprime tout et archive dans des classeurs.
Le site B conserve ses plans sur une clé USB.
Le site C envoie ses fichiers au siège… sans qu’aucune organisation ne soit mise en place.
Résultat : aucune version officielle n’existe réellement. Les techniciens bricolent avec ce qu’ils trouvent, et au moindre audit, tout le monde improvise.
Le vrai problème : l’absence d’unité, pas la distance
La dispersion documentaire ne vient pas du nombre de kilomètres qui séparent les sites, mais du manque d’une méthode commune.
Pour qu’un groupe multisites fonctionne efficacement, trois piliers sont indispensables :
Une base documentaire partagée, claire et mise à jour.
Un système de suivi des modifications simple et transparent.
Une procédure homogène appliquée par tous les sites.
Sans cette unité, chaque entité développe ses propres habitudes, ce qui entraîne des pertes en fiabilité, en traçabilité et en sécurité.
Comment structurer la gestion documentaire multisites
Construire une arborescence commune
Tous les plans doivent être classés selon la même logique : par site, par bâtiment, puis par tableau électrique. Cette uniformité évite les doublons et facilite la recherche d’informations.
Désigner un référent local
Chaque site doit avoir une personne responsable de centraliser les modifications et de les remonter vers le siège ou vers le bureau d’études en charge. Cela crée un point de contact unique et évite les oublis.
Mettre en place une base centrale numérique
Qu’elle soit hébergée sur un serveur interne ou sur une solution cloud sécurisée, cette base doit être accessible à tous les sites. L’objectif est que chacun puisse consulter, déposer et mettre à jour les documents en temps réel.
Suivre les mises à jour via un tableau de bord
Un outil partagé – tableau Excel connecté, logiciel de GMAO, ou solution collaborative – permet de visualiser l’état des mises à jour. Chaque modification est tracée, validée, et intégrée dans la base commune.
Ainsi, chaque site garde son autonomie opérationnelle, mais l’ensemble reste centralisé, structuré et synchronisé.
Un atout majeur en cas d’audit ou d’incident
Lorsqu’un organisme de contrôle arrive à l’improviste ou lorsqu’un incident exige une intervention rapide, la réactivité dépend directement de la qualité documentaire.
L’entreprise doit pouvoir fournir :
Le plan exact et mis à jour.
La dernière version validée.
Un dossier cohérent regroupant toutes les données nécessaires.
Avec une gestion unifiée, la recherche fastidieuse disparaît.
Le gain de temps est considérable, la sécurité renforcée, et la crédibilité de l’entreprise vis-à-vis des auditeurs s’en trouve améliorée.
La bonne approche : une méthode unifiée et partagée
Pour une organisation multisites, la clé réside dans une méthode structurée et homogène.
Les bonnes pratiques consistent à mettre en place :
Une procédure commune de mise à jour et de validation.
Un référent local désigné sur chaque site.
Un bureau d’études unique pour centraliser et valider les modifications.
Un suivi partagé à travers un tableau de bord en ligne.
Chaque site conserve son autonomie, mais l’information remonte vers une base unique et fiable.
Lorsqu’un audit ou un incident survient, il n’y a plus d’incertitude : l’entreprise sait exactement quoi transmettre et où trouver les documents.
Conclusion : la question à se poser
Gérer plusieurs sites sans méthode documentaire commune, c’est accepter une part d’improvisation dangereuse et coûteuse.
La vraie question à poser est simple :
Suis-je capable de retrouver n’importe quel plan, à tout moment, depuis n’importe où ?
Si la réponse est non, il est temps de repenser l’organisation documentaire.
Car au-delà de la conformité réglementaire, c’est la fiabilité, la sécurité et la pérennité de l’entreprise qui sont en jeu.
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Nicolas Bompoil
Les erreurs fréquentes lors de la mise à jour des plans
Bureau d’études indépendant spécialisé en électricité, j’accompagne les PME et installateurs dans la production de plans.Je réalise des plans d’exécution, schémas électriques, synoptiques et DOE.J’interviens en renfort ponctuel ou récurrent, à distance ou sur site selon vos besoins.
Un seul objectif : vous livrer des documents techniques pour avancer sans blocage.
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